Qui sommes-nous et quelle est la portée de cette politique ?

Olfactive 8 est établi à Bruxelles (Belgique) et opère le site olfactive-8.com. Cette politique s’applique à toutes les interactions avec notre boutique en ligne : consultation du site, création de compte, commande, paiement, support, retours et inscription à la newsletter.

Quelles données collectons-nous ?

Nous collectons uniquement les informations nécessaires à la prise de commande, au service client et à l’amélioration du site :

Identité et contact : nom, prénom, adresses de livraison et de facturation, e-mail, téléphone.

Commande et paiement : référence de commande, produits achetés, montants, devise, statut de paiement, mode de livraison. Nous ne stockons jamais vos numéros de carte : ils sont traités de façon sécurisée par notre prestataire de paiement.

Compte client : identifiants, historique d’achats, préférences.

Service client : échanges par e-mail, pièces jointes utiles au traitement d’une demande (ex. photos d’un colis endommagé).

Navigation et cookies : témoins strictement nécessaires au fonctionnement du site et, sous réserve de votre consentement, cookies de mesure d’audience et de personnalisation.

Newsletter : e-mail et préférences si vous vous inscrivez volontairement.

Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Nous utilisons vos informations pour exécuter votre commande, fournir un service client efficace, respecter nos obligations légales et, avec votre accord, vous adresser des actualités et offres.

Quelles sont nos bases légales (RGPD) ?

Exécution du contrat : traitement des commandes, paiements, livraison, retours et garanties.

Obligations légales : conservation comptable et fiscale, réponses aux autorités compétentes.

Intérêt légitime : prévention de la fraude, sécurisation du site, amélioration de l’expérience, réponses à vos sollicitations.

Consentement : envoi de la newsletter et utilisation des cookies non essentiels. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Paiements et sécurité (Stripe)

Nous confions le traitement des paiements à Stripe, prestataire certifié PCI DSS niveau 1, la plus haute norme de sécurité de l’industrie. Vos données de carte sont chiffrées, tokenisées et transmises directement à Stripe via une connexion sécurisée (TLS). Nous n’accédons jamais au numéro complet de votre carte et nous ne le stockons pas sur nos serveurs.

Selon votre banque, une authentification forte 3-D Secure 2 peut être demandée. En cas de remboursement, celui-ci est renvoyé vers le moyen de paiement initial.

Cookies et traceurs

Nous utilisons des cookies strictement nécessaires pour faire fonctionner la boutique (panier, session, sécurité). Avec votre accord, nous pouvons aussi déposer des cookies de mesure d’audience et, le cas échéant, de personnalisation.

Vous pouvez accepter, refuser ou paramétrer ces cookies via notre bannière dédiée, ou à tout moment depuis le lien « Préférences cookies » en bas de page. Vous pouvez également configurer votre navigateur pour bloquer les cookies non désirés. Le refus des cookies non essentiels n’a aucun impact sur vos achats, mais peut limiter certaines fonctionnalités de confort.

Newsletter et prospection

Nous vous adressons des e-mails marketing uniquement si vous y avez consenti. Vous pouvez vous désabonner à tout moment en cliquant sur le lien de désinscription présent dans chaque e-mail, ou en nous écrivant à privacy@olfactive-8.com. Nous n’achetons pas de listes et ne revendons pas vos données.

Mesure d’audience

Nous mesurons l’audience du site afin de comprendre l’utilisation des pages et d’améliorer l’expérience. Lorsque des outils tiers sont utilisés, nous configurons ces services pour limiter la portée des données et respecter vos choix de consentement. Les rapports sont analysés sous forme agrégée et ne servent pas à profiler individuellement les visiteurs.

Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous partageons vos données uniquement avec des destinataires nécessaires et autorisés : prestataire de paiement (Stripe), hébergeur et support technique du site, transporteurs et logisticiens, prestataire d’envoi de newsletters (si vous êtes inscrit), et, si requis, autorités compétentes. Nous ne vendons pas vos données et n’en permettons pas l’accès à des fins publicitaires sans votre consentement explicite.

Vos données quittent-elles l’Espace économique européen ?

Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors de l’EEE. Dans ce cas, nous nous assurons que des garanties appropriées sont en place : pays bénéficiant d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, ou Clauses Contractuelles Types (SCC) signées avec le prestataire, complétées si nécessaire par des mesures techniques et organisationnelles additionnelles.

Comment protégeons-nous vos données ?

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées : chiffrement des échanges (HTTPS/TLS), contrôle des accès par rôle et authentification renforcée, journalisation des accès, sauvegardes sécurisées, cloisonnement des environnements et sensibilisation de l’équipe. L’accès aux données est strictement limité aux personnes qui en ont besoin pour vous servir.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conservons vos données pendant la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies, puis nous les supprimons ou les anonymisons :

Commandes et facturation : jusqu’à 10 ans pour répondre aux obligations comptables et fiscales.

Compte client & support : pendant la relation commerciale puis jusqu’à 3 ans après le dernier contact.

Newsletter : jusqu’au retrait de votre consentement ou 2 ans d’inactivité.

Cookies : durée conforme aux recommandations en vigueur et indiquée dans le panneau de préférences.

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition (y compris à la prospection) et de portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment. Pour exercer vos droits, écrivez-nous à privacy@olfactive-8.com. Nous pouvons vérifier votre identité afin de protéger la confidentialité. Nous vous répondrons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes, conformément au RGPD.

Comment déposer une réclamation auprès de l’autorité compétente ?

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD) en Belgique, ou auprès de l’autorité de votre pays de résidence au sein de l’UE. Nous vous encourageons à nous contacter d’abord pour que nous puissions vous aider rapidement.

Mineurs

Notre boutique s’adresse aux personnes de dix-huit ans et plus. Nous ne collectons pas sciemment de données relatives à des mineurs. Si vous pensez qu’un mineur nous a fourni des informations, contactez-nous afin que nous procédions à leur suppression.

Comment vous informons-nous des mises à jour ?

Nous pouvons modifier cette politique pour tenir compte des évolutions légales, techniques ou opérationnelles. En cas de changement important, nous vous en informerons de manière visible sur le site, et la date de mise à jour sera ajustée.

Contact confidentialité

Pour toute question, demande relative à vos données ou réclamation, vous pouvez nous écrire à privacy@olfactive-8.com. Nous reviendrons vers vous sous deux jours ouvrés.